本文发表在 rolia.net 枫下论坛前几天看见一个问关于现金平衡的贴子,又想起以前看过一些讨论类似问题的贴子,我也来老调重弹,把我知道的我们保险公司的情况讲一下.我们保险公司是做general insurance的,包括一般人比较熟悉的房屋和汽车保险.
我们保险公司说大不大,说小不小,现金平衡要分成几个部分来做.收帐部门(Billing/Accounts receivable dept)每天要录入成百上千张支票,这还只是多伦多一个分部的工作量.付帐部门(Expenses management/Accounts payable dept)每天也有堆积如山的工作量.负责投资的一个月也有可能有好多次交易.我这篇文章先只讲讲收帐部门的现金平衡,而且只着重在一个分部的情况.
在详细解说收帐部门的现金平衡之前,先大慨讲一下收帐部门的结构.收帐部门分成direct bill和broker bill两个team.顾名思义,direct bill是直接跟保险客户打交道,负责保险客户的付款问题.Broker bill是只跟insurance brokerage打交道的,负责检查每个月收到的payment statements,向insurance brokerage催帐和协调一些问题.Insurance brokerage是一个个独立的公司,有的大的规模和小型的保险公司不相上下.因为insurance brokerage跟保险购买者打交道比较多,所以很多人误会他们就是保险公司.加拿大的general insurance companies一般都是采用brokerage制度,直接卖保险的很少.这个话题可以另外再写一篇文章,那就不是我这篇要讲的内容啦,现在我们就再回到保险公司收帐部门现金平衡的话题上来.
收帐部门的现金来源主要有四大块:
1)支票和真正的现金
2)银行自动转帐 (Pre-authorized checking account,简称PAC)
3)电子自动转帐(Electronic funds transfer, 简称EFT)
4)互联网交易(Internet banking)
1)我们公司支票和真正的现金大部分是从邮件中收到的,也有是顾客直接给分部的.支票又分两种,一种是到期支票(Current cheque)和未到期支票(Postdated cheque).到期支票上的日子是今天或今天以前的, 可以第二天去存,所以收到了以后一般就尽快录入系统.到期支票是按一个个支票batch录入系统,然后打印出报告.在accounting clerk录完当天的支票以后,deposit clerk就会一个一个batch的查,确认没有录错的支票,漏录和录重了的支票.Deposit clerk检查完支票,就会把支票拿到银行去存,存完以后把当天的数目告诉reconciliation clerk. Reconciliation clerk会把当天的数目记到一个MS Excel的表格里.真正的现金和支票的录入和平衡过程是大同小异,只是真正的现金顾客付得比较少.如果顾客来公司付现金,收现金的人会写一个收据给顾客,然后这个收据是三联单的其中一联.Deposit clerk和reconciliation clerk会根据三联单的收据来存和平衡真正的现金.真正的现金一般一个月有那么五,六次,和每天收到的支票比是很少的.未到期的支票录起来比较麻烦一点.因为是未到期支票,所以在系统里要录每张支票的日期,然后系统会按照支票日期把支票分成不同的batch.负责未到期支票的员工会把支票按日期分好类,一匝匝地放到盒子里.然后这个员工每天还要做一个MS Excel的表格,就是记录一下每天录的支票总数,某一个日期的支票总数.等支票到期那天,就会把到期的支票拿去存,存完以后的平衡过程就和到期支票一样.支票存完以后,如果由于某种原因出现支票不能兑现,比如说顾客的银行户头没有钱,或者银行户头结束,银行一般会在三个工作日把支票寄回来,附带一个NSF(Non-sufficient fund)的报告.根据这个报告和收到的退回支票,员工会做一个reverse batch,就是把支票按负数再录一遍.NSF的报告录完以后就会交给reconciliation clerk去处理.Reconciliation clerk会根据报告在MS Excel表上录一个负数.
2)银行自动转帐银行会每天给一个很大的报告给收帐部门,有时一天的数目可达几十上百万.如果转帐一切顺利,就没有什么好做的.因为那个从顾客户头提款的数字是早已在系统设置好了的,reconciliation clerk只要把每天的转帐总数加到表格里就可以啦.例外情况是预期转帐额和实际转帐额不符合,一般发生在顾客银行户头没有钱,银行户头改变和结束,或银行出错.这种转帐失败和支票不能兑现一样,银行对于被退回来的现金提款(cash withdrawl)有一个报告.根据报告员工要做reverse,然后报告给reconciliation clerk汇总.
3)电子自动转帐和银行自动转帐是大同小异,小异在EFT是从保险经纪人公司户头转帐,数目比较大,几乎不会出现转帐失败,除非人工错误.
4)互联网交易(Internet banking)是近几年才新起的付帐方式.顾客根据收到的保险单上的相关付款代号,直接在internet上把款项付给我们.如果有时顾客弄错了代号,钱还是可以转到我们户头的,只是我们不能确认是哪个顾客的insurance policy's payment.关于这种情况,我们银行会给一个叫pending cash的报告.根据报告上的顾客名字和有错的代号,员工会查出正确的insurance policy number,然后再manually apply payment.Apply payment时,会用报告的日期,也就是实际转帐的日子,这样做是为了平衡现金的关系.以上所有从银行转帐的方式,reconciliation clerk都是会在MS Excel表格里记录相应的现金数字的.
由于公司的规模,一个分公司的收帐部门都有几个银行户头.一个户头只存支票和真正的现金,另外一个户头又只用来银行转帐.写到这,可能对这一方面没有任何了解的人已经看的有点头大.我希望这篇文章能给一些初入门的会计人员或在校学会计的学生们一个关于保险公司现金平衡方面的概念.有很多实际工作的知识是在学校学不到的,但是刚入门的会计是有可能要接触的或要动手做的.
现金平衡在2003年以后在许多大公司地位越来越重要,其重要性是在于有很多会计帐目是有不同的处理方法的,但是一个公司银行帐户里的现金是除了平衡以外没有任何其它处理方法的.更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net
我们保险公司说大不大,说小不小,现金平衡要分成几个部分来做.收帐部门(Billing/Accounts receivable dept)每天要录入成百上千张支票,这还只是多伦多一个分部的工作量.付帐部门(Expenses management/Accounts payable dept)每天也有堆积如山的工作量.负责投资的一个月也有可能有好多次交易.我这篇文章先只讲讲收帐部门的现金平衡,而且只着重在一个分部的情况.
在详细解说收帐部门的现金平衡之前,先大慨讲一下收帐部门的结构.收帐部门分成direct bill和broker bill两个team.顾名思义,direct bill是直接跟保险客户打交道,负责保险客户的付款问题.Broker bill是只跟insurance brokerage打交道的,负责检查每个月收到的payment statements,向insurance brokerage催帐和协调一些问题.Insurance brokerage是一个个独立的公司,有的大的规模和小型的保险公司不相上下.因为insurance brokerage跟保险购买者打交道比较多,所以很多人误会他们就是保险公司.加拿大的general insurance companies一般都是采用brokerage制度,直接卖保险的很少.这个话题可以另外再写一篇文章,那就不是我这篇要讲的内容啦,现在我们就再回到保险公司收帐部门现金平衡的话题上来.
收帐部门的现金来源主要有四大块:
1)支票和真正的现金
2)银行自动转帐 (Pre-authorized checking account,简称PAC)
3)电子自动转帐(Electronic funds transfer, 简称EFT)
4)互联网交易(Internet banking)
1)我们公司支票和真正的现金大部分是从邮件中收到的,也有是顾客直接给分部的.支票又分两种,一种是到期支票(Current cheque)和未到期支票(Postdated cheque).到期支票上的日子是今天或今天以前的, 可以第二天去存,所以收到了以后一般就尽快录入系统.到期支票是按一个个支票batch录入系统,然后打印出报告.在accounting clerk录完当天的支票以后,deposit clerk就会一个一个batch的查,确认没有录错的支票,漏录和录重了的支票.Deposit clerk检查完支票,就会把支票拿到银行去存,存完以后把当天的数目告诉reconciliation clerk. Reconciliation clerk会把当天的数目记到一个MS Excel的表格里.真正的现金和支票的录入和平衡过程是大同小异,只是真正的现金顾客付得比较少.如果顾客来公司付现金,收现金的人会写一个收据给顾客,然后这个收据是三联单的其中一联.Deposit clerk和reconciliation clerk会根据三联单的收据来存和平衡真正的现金.真正的现金一般一个月有那么五,六次,和每天收到的支票比是很少的.未到期的支票录起来比较麻烦一点.因为是未到期支票,所以在系统里要录每张支票的日期,然后系统会按照支票日期把支票分成不同的batch.负责未到期支票的员工会把支票按日期分好类,一匝匝地放到盒子里.然后这个员工每天还要做一个MS Excel的表格,就是记录一下每天录的支票总数,某一个日期的支票总数.等支票到期那天,就会把到期的支票拿去存,存完以后的平衡过程就和到期支票一样.支票存完以后,如果由于某种原因出现支票不能兑现,比如说顾客的银行户头没有钱,或者银行户头结束,银行一般会在三个工作日把支票寄回来,附带一个NSF(Non-sufficient fund)的报告.根据这个报告和收到的退回支票,员工会做一个reverse batch,就是把支票按负数再录一遍.NSF的报告录完以后就会交给reconciliation clerk去处理.Reconciliation clerk会根据报告在MS Excel表上录一个负数.
2)银行自动转帐银行会每天给一个很大的报告给收帐部门,有时一天的数目可达几十上百万.如果转帐一切顺利,就没有什么好做的.因为那个从顾客户头提款的数字是早已在系统设置好了的,reconciliation clerk只要把每天的转帐总数加到表格里就可以啦.例外情况是预期转帐额和实际转帐额不符合,一般发生在顾客银行户头没有钱,银行户头改变和结束,或银行出错.这种转帐失败和支票不能兑现一样,银行对于被退回来的现金提款(cash withdrawl)有一个报告.根据报告员工要做reverse,然后报告给reconciliation clerk汇总.
3)电子自动转帐和银行自动转帐是大同小异,小异在EFT是从保险经纪人公司户头转帐,数目比较大,几乎不会出现转帐失败,除非人工错误.
4)互联网交易(Internet banking)是近几年才新起的付帐方式.顾客根据收到的保险单上的相关付款代号,直接在internet上把款项付给我们.如果有时顾客弄错了代号,钱还是可以转到我们户头的,只是我们不能确认是哪个顾客的insurance policy's payment.关于这种情况,我们银行会给一个叫pending cash的报告.根据报告上的顾客名字和有错的代号,员工会查出正确的insurance policy number,然后再manually apply payment.Apply payment时,会用报告的日期,也就是实际转帐的日子,这样做是为了平衡现金的关系.以上所有从银行转帐的方式,reconciliation clerk都是会在MS Excel表格里记录相应的现金数字的.
由于公司的规模,一个分公司的收帐部门都有几个银行户头.一个户头只存支票和真正的现金,另外一个户头又只用来银行转帐.写到这,可能对这一方面没有任何了解的人已经看的有点头大.我希望这篇文章能给一些初入门的会计人员或在校学会计的学生们一个关于保险公司现金平衡方面的概念.有很多实际工作的知识是在学校学不到的,但是刚入门的会计是有可能要接触的或要动手做的.
现金平衡在2003年以后在许多大公司地位越来越重要,其重要性是在于有很多会计帐目是有不同的处理方法的,但是一个公司银行帐户里的现金是除了平衡以外没有任何其它处理方法的.更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net