本文发表在 rolia.net 枫下论坛SECRETARY 一般翻译为秘书。那它和我们心目中理解的秘书是一会事情吗？
WESTKING职业访谈系列：一个 SECRETARY 给同行的忠告
时间：2004 年1月6日
访谈对象：李小姐
WESTKING： 能简单介绍你的教育背景和工作经历吗？
李小姐：我的专业是计划统计，但是毕业以后从来没有干过。在国内毕业后的5、6年时间里，都是做办公室高级助理工作。
WESTKING：现在的工作职位名称是什么，日常都有那些工作职责
李小姐：现在的工作职位是“工程项目秘书”（PROJECT SECRETARY），我工作的公司是加拿大最大的工程公司，也是世界上最大的工程公司之一。我每天的工作主要包括：记录会议记要和来往书信；文件的管理和存档；预订会议室；预订机票行程及酒店的房间；租车、订餐；购买文具和日常用品（我只要列出单子，负责采购的人就会统一购买）等。因为我们公司比较大，所以工作的分工很细。当然我的日常工作还有接待客户，复印，传真，扫描等。许多细小的事就不一一列举了。
WESTKING: 你如何评价你现在这个工作职位
李小姐：这个职位是不可缺少的，不是象过去大多数中国人眼中的秘书，只是个花瓶而已。因为正是通过“秘书”才能把所有的部门有效的统一在一起，她起着润滑剂的作用。这次在从温哥华回来的飞机上，我旁边座位上坐着一个来加拿大出差的美国人，他在和我聊天时问起我的职业，我说我只是秘书而已，他说不要说“只是秘书而已”，因为这个职业是很重要的。
WESTKING：你能介绍你这个职业目前的就业状况吗？
李小姐：我觉得就业状况不如一两年前好，但是还是可以找到的。只是很多公司要求做秘书同时兼做接待员工作，这样对英语的要求就更要高一些。
WESTKING：你的这份工作怎么得来的
李小姐：这份工作是我来加拿大后的第二份专业工作，我看他们登在报纸上的招聘广告，就去了。虽然据说90%的工作机会都不公开登在报纸上，而是在公司内部登出来。外面的人通过NETWORK形式得到招聘信息。但是对于不认识许多当地人的新移民来说，很多时候只能靠自已千方百计抓住每一个机会，然后去碰运气了。
WESTKING：如果别人应聘这样的职位，需要事先做哪些准备，包括技能、证书等。
李小姐：打字的速度一定要快于45个字每分钟，我最快的时候是一分钟58个字。要能熟练的运用MICROSOFT OFFICE中的软件，象WORD，EXCEL，POWER POINT，OUTLOOK等。因为如果你想通过中介公司找工作的话，他们会通过考试来测试你的熟练程度。再有，他们也比较看重北美的学历和工作经验。如果有本地的证书会比较好，同时，能去哪个公司先做做义工就更好了，这样你就会有个工作经历推荐人。因为通过面试后，如果公司想要你的话，就会需要你提供1-2个推荐人的，这是必须的。
WESTKING：这个行业前途如何？
李小姐：这个职业在加拿大是可以干一辈子的，不用担心年纪大了就不能做了，反而是靠经验和工作时间的长短来衡量的。这个工作的初级秘书起薪一般在8到12块钱每小时，我现在属于中级秘书，是按年薪给的，平均下来大概是16块钱一小时。
WESTKING：平时工作压力大吗？
李小姐：开始干的时候都会有压力的，但过一阵子就好了。有工作压力的最主要原因是：一是在最开始阶段，工作目标不确定，至少是模糊的；二是公司对我的期望和我自身条件之间存在差距，不可能一下子就和老员工表现得一模一样呀；三是沟通不畅，我不是指语言上的，更多是文化上的，甚至社会上的，比如他们认为约定俗成的东西我就有可能不知道；四是企业制度和管理模式和国内的很不一样，适应起来还比较费劲。
WESTKING：那你如何适应这些压力呀？
李小姐：其实压力永远存在，就算当地背景的职员，他们也有压力。这只能自己努力去适应！比如公司的各类活动积极地去参加，还有公司的同事在休息的时候多和他们聊天。关于和西人聊天的话题，对每一个新移民来说，都是个大问题，以前，曾经有朋友建议我说：如果你觉得找不到话题，或是英语不够好，很难聊西人文化的内容的话，就和他们聊中国美食，聊唐人街和李小龙什么的，保证一聊，他们就全傻眼了。我不太赞成这种方法。我建议多聊他们感兴趣的东西，比如现在家喻户晓的电视剧“FRIENDS”，我非常喜欢看。上班的时候，我就和同事聊这个，他们也很感兴趣，有一些牵扯到本地文化情节我看不太懂，就问他们，他们非常热情的解释给我听。有时候，我自己在家也开一些小Party，作点小菜。请同事来家里玩，这样可以联络感情，也可以问一些在公司里面不合适的问题。好多朋友就是这样结识的。
WESTKING：我知道有还另外一个TITLE 叫 OFFICE CLERK，这个职位和 SECRETARY 有什么不同吗？
李小姐：它们对一般技能的要求，有很多一样的，比如协调能力，沟通能力，处理文件档案的的能力等。但是还有一些区别，SECRETARY这个职位，要求你要了解一定专业技术知识，比如：我要懂一些我们公司工程项目上的技术。律师的秘书，一定要懂法律方面的事情。OFFICE CLERK这个职位，更侧重行政方面，偏重于OFFICE的职能，对相关专业技术知识要求少。另外从职位设置上，OFFICE CLERK一般公司都有，但SECRETARY，要具有一定规模的公司才有。
WESTKING：如果你是面试官，你通过什么来考察应聘者是否合格呢?
李小姐：在基本技能过关的前提下，主要看她的情商。具体说是看她的性格是否随和，因为这是个和人打交道的工作，一定要能和别人友好的相处，才能做好这个工作。然后再看她的品格，是不是一个诚实的人。可以说情商比智商更重要，如果基本技能略有欠缺，可以在工作中很快补上，但情商方面的东西就不太容易改变。所以，个人的性格和适应性非常重要。
WESTKING：你能给想成为 SECRETARY 的朋友提一些建议吗？
李小姐：很多时候，许多朋友说看那些应聘的要求就象是给自已写的一样，为什么简历发出去了都没有消息。或者说参加了许多面试都没有被选上，这又是为什么呢？我想从简历和面试两方面谈一下自己的看法：
首先，要请专业人士帮你看看简历是否附合这里的规范，因为国内的简历格式和这里不同。比如国内的简历要你写出出生日期等。而在这里是属于个人隐私，不用写在简历上。而且简历的纸和字体都有严格要求的，一般最好是一页，最多不要超过两页。
接下来是面试：面试的第一印象非常重要。我的一位朋友在这里的COLLEGE读完了一个办公室管理的证书，得到了许多面试的机会，但是不知为什么却总是落选。后来，她让我帮她分析一下为什么，我对她说：有面试机会，说明简历没有问题，我问她穿什么衣服去的，她说有一次她穿了牛仔裤去，那个面试的人还问了她为什么穿牛仔裤来，她回答说：“很舒服啊”。结果面试很快结束，结果也就可想而知了。这里大多数公司只有星期五可以穿象牛仔裤这类的休闲服装的。
面试时候要保证你有良好的精神面貌，充满信心。穿着也要合体，最好是黑色或深兰色的套装，画淡妆。有些国内买的职业装，并不适合这里办公室的风格。国内办公室里的穿着打扮和加拿大还是有一定的区别。再有，面试的时候要保持诚恳的态度，保持和面试的人的目光接触。面试结束后，要说谢谢这次面试机会等。更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net
WESTKING职业访谈系列：一个 SECRETARY 给同行的忠告
时间：2004 年1月6日
访谈对象：李小姐
WESTKING： 能简单介绍你的教育背景和工作经历吗？
李小姐：我的专业是计划统计，但是毕业以后从来没有干过。在国内毕业后的5、6年时间里，都是做办公室高级助理工作。
WESTKING：现在的工作职位名称是什么，日常都有那些工作职责
李小姐：现在的工作职位是“工程项目秘书”（PROJECT SECRETARY），我工作的公司是加拿大最大的工程公司，也是世界上最大的工程公司之一。我每天的工作主要包括：记录会议记要和来往书信；文件的管理和存档；预订会议室；预订机票行程及酒店的房间；租车、订餐；购买文具和日常用品（我只要列出单子，负责采购的人就会统一购买）等。因为我们公司比较大，所以工作的分工很细。当然我的日常工作还有接待客户，复印，传真，扫描等。许多细小的事就不一一列举了。
WESTKING: 你如何评价你现在这个工作职位
李小姐：这个职位是不可缺少的，不是象过去大多数中国人眼中的秘书，只是个花瓶而已。因为正是通过“秘书”才能把所有的部门有效的统一在一起，她起着润滑剂的作用。这次在从温哥华回来的飞机上，我旁边座位上坐着一个来加拿大出差的美国人，他在和我聊天时问起我的职业，我说我只是秘书而已，他说不要说“只是秘书而已”，因为这个职业是很重要的。
WESTKING：你能介绍你这个职业目前的就业状况吗？
李小姐：我觉得就业状况不如一两年前好，但是还是可以找到的。只是很多公司要求做秘书同时兼做接待员工作，这样对英语的要求就更要高一些。
WESTKING：你的这份工作怎么得来的
李小姐：这份工作是我来加拿大后的第二份专业工作，我看他们登在报纸上的招聘广告，就去了。虽然据说90%的工作机会都不公开登在报纸上，而是在公司内部登出来。外面的人通过NETWORK形式得到招聘信息。但是对于不认识许多当地人的新移民来说，很多时候只能靠自已千方百计抓住每一个机会，然后去碰运气了。
WESTKING：如果别人应聘这样的职位，需要事先做哪些准备，包括技能、证书等。
李小姐：打字的速度一定要快于45个字每分钟，我最快的时候是一分钟58个字。要能熟练的运用MICROSOFT OFFICE中的软件，象WORD，EXCEL，POWER POINT，OUTLOOK等。因为如果你想通过中介公司找工作的话，他们会通过考试来测试你的熟练程度。再有，他们也比较看重北美的学历和工作经验。如果有本地的证书会比较好，同时，能去哪个公司先做做义工就更好了，这样你就会有个工作经历推荐人。因为通过面试后，如果公司想要你的话，就会需要你提供1-2个推荐人的，这是必须的。
WESTKING：这个行业前途如何？
李小姐：这个职业在加拿大是可以干一辈子的，不用担心年纪大了就不能做了，反而是靠经验和工作时间的长短来衡量的。这个工作的初级秘书起薪一般在8到12块钱每小时，我现在属于中级秘书，是按年薪给的，平均下来大概是16块钱一小时。
WESTKING：平时工作压力大吗？
李小姐：开始干的时候都会有压力的，但过一阵子就好了。有工作压力的最主要原因是：一是在最开始阶段，工作目标不确定，至少是模糊的；二是公司对我的期望和我自身条件之间存在差距，不可能一下子就和老员工表现得一模一样呀；三是沟通不畅，我不是指语言上的，更多是文化上的，甚至社会上的，比如他们认为约定俗成的东西我就有可能不知道；四是企业制度和管理模式和国内的很不一样，适应起来还比较费劲。
WESTKING：那你如何适应这些压力呀？
李小姐：其实压力永远存在，就算当地背景的职员，他们也有压力。这只能自己努力去适应！比如公司的各类活动积极地去参加，还有公司的同事在休息的时候多和他们聊天。关于和西人聊天的话题，对每一个新移民来说，都是个大问题，以前，曾经有朋友建议我说：如果你觉得找不到话题，或是英语不够好，很难聊西人文化的内容的话，就和他们聊中国美食，聊唐人街和李小龙什么的，保证一聊，他们就全傻眼了。我不太赞成这种方法。我建议多聊他们感兴趣的东西，比如现在家喻户晓的电视剧“FRIENDS”，我非常喜欢看。上班的时候，我就和同事聊这个，他们也很感兴趣，有一些牵扯到本地文化情节我看不太懂，就问他们，他们非常热情的解释给我听。有时候，我自己在家也开一些小Party，作点小菜。请同事来家里玩，这样可以联络感情，也可以问一些在公司里面不合适的问题。好多朋友就是这样结识的。
WESTKING：我知道有还另外一个TITLE 叫 OFFICE CLERK，这个职位和 SECRETARY 有什么不同吗？
李小姐：它们对一般技能的要求，有很多一样的，比如协调能力，沟通能力，处理文件档案的的能力等。但是还有一些区别，SECRETARY这个职位，要求你要了解一定专业技术知识，比如：我要懂一些我们公司工程项目上的技术。律师的秘书，一定要懂法律方面的事情。OFFICE CLERK这个职位，更侧重行政方面，偏重于OFFICE的职能，对相关专业技术知识要求少。另外从职位设置上，OFFICE CLERK一般公司都有，但SECRETARY，要具有一定规模的公司才有。
WESTKING：如果你是面试官，你通过什么来考察应聘者是否合格呢?
李小姐：在基本技能过关的前提下，主要看她的情商。具体说是看她的性格是否随和，因为这是个和人打交道的工作，一定要能和别人友好的相处，才能做好这个工作。然后再看她的品格，是不是一个诚实的人。可以说情商比智商更重要，如果基本技能略有欠缺，可以在工作中很快补上，但情商方面的东西就不太容易改变。所以，个人的性格和适应性非常重要。
WESTKING：你能给想成为 SECRETARY 的朋友提一些建议吗？
李小姐：很多时候，许多朋友说看那些应聘的要求就象是给自已写的一样，为什么简历发出去了都没有消息。或者说参加了许多面试都没有被选上，这又是为什么呢？我想从简历和面试两方面谈一下自己的看法：
首先，要请专业人士帮你看看简历是否附合这里的规范，因为国内的简历格式和这里不同。比如国内的简历要你写出出生日期等。而在这里是属于个人隐私，不用写在简历上。而且简历的纸和字体都有严格要求的，一般最好是一页，最多不要超过两页。
接下来是面试：面试的第一印象非常重要。我的一位朋友在这里的COLLEGE读完了一个办公室管理的证书，得到了许多面试的机会，但是不知为什么却总是落选。后来，她让我帮她分析一下为什么，我对她说：有面试机会，说明简历没有问题，我问她穿什么衣服去的，她说有一次她穿了牛仔裤去，那个面试的人还问了她为什么穿牛仔裤来，她回答说：“很舒服啊”。结果面试很快结束，结果也就可想而知了。这里大多数公司只有星期五可以穿象牛仔裤这类的休闲服装的。
面试时候要保证你有良好的精神面貌，充满信心。穿着也要合体，最好是黑色或深兰色的套装，画淡妆。有些国内买的职业装，并不适合这里办公室的风格。国内办公室里的穿着打扮和加拿大还是有一定的区别。再有，面试的时候要保持诚恳的态度，保持和面试的人的目光接触。面试结束后，要说谢谢这次面试机会等。更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net